Manuel d'utilisation — Filo

1. Introduction

Filo est l'application interne qui remplace le papier pour le suivi quotidien de l'activité de l'atelier : les mécaniciens y enregistrent leurs heures et les interventions réalisées sur chaque véhicule, et l'administrateur y supervise, valide et exporte les données.

L'application distingue deux types de comptes :

• Employé (mécanicien) : remplit ses fiches journalières (heures travaillées, tâches effectuées par véhicule).
• Admin (responsable d'atelier) : gère les employés, clients et véhicules, valide ou rejette les fiches soumises, crée les comptes, et peut aussi remplir ses propres fiches comme un employé.

Filo fonctionne aussi bien sur ordinateur que sur téléphone — l'interface s'adapte automatiquement à la taille de l'écran.

2. Se connecter

2.1 Connexion

1. Ouvre l'application dans ton navigateur (sur ordinateur ou téléphone) à l'adresse fournie par ton administrateur.
2. Saisis ton adresse email et ton mot de passe.
3. Clique sur « Se connecter ».

Tu es automatiquement redirigé vers ton tableau de bord employé ou admin selon ton type de compte. Pour te déconnecter, utilise le bouton « Déconnexion »en haut de l'écran, à tout moment.

2.2 Mot de passe oublié

1. Sur la page de connexion, clique sur « Mot de passe oublié ? ».
2. Saisis l'adresse email de ton compte et valide.
3. Un message générique confirme l'envoi (pour des raisons de sécurité, ce message s'affiche que l'adresse existe ou non dans le système).
4. Si le compte existe, un email arrive avec un lien de réinitialisation, valable 1 heure et à usage unique.
5. Clique sur le lien, choisis un nouveau mot de passe (8 caractères minimum), confirme-le.

3. Espace Employé

3.1 Tableau de bord

La page « Mes fiches » est la première chose que tu vois après connexion. Elle se compose de deux parties :

• Aujourd'hui : indique si tu as déjà une fiche pour la date du jour. Si oui, un bouton « Ouvrir » permet de la reprendre ; sinon, un bouton « + Créer »permet d'en démarrer une.
• Historique : la liste de toutes tes fiches passées, avec leur date, leur statut, et des actions rapides (voir la section 3.5).

3.2 Créer une fiche journalière

1. Depuis le tableau de bord, clique sur « + Créer » (ou « Nouvelle fiche » dans la navigation).
2. Remplis les informations générales: date (pré-remplie sur aujourd'hui, non modifiable une fois la fiche créée), heure d'arrivée, heure de départ, durée de pause, notes générales.
3. Renseigne au moins une ligne de travail (voir section suivante).
4. Clique sur « Enregistrer »pour sauvegarder en brouillon sans l'envoyer à l'admin, ou sur « Soumettre »pour l'envoyer pour validation.

3.3 Remplir les lignes de travail

Chaque ligne correspond à une intervention sur un véhicule donné :

• Chantier: sélectionne le véhicule dans la liste déroulante s'il est déjà enregistré dans le système. S'il ne l'est pas encore, laisse « — Saisie libre — » et tape directement sa plaque dans le champ qui apparaît.
• Durée : temps passé sur cette tâche, en minutes.
• Description (obligatoire) : nature de l'intervention.
• Pièces utilisées, Kilométrage, Note : optionnels.

Utilise « + Ajouter une ligne » pour enregistrer plusieurs interventions dans la même fiche, et le lien « Supprimer » sur une ligne pour la retirer.

3.4 Soumettre, modifier, supprimer

• Soumettreenvoie la fiche à l'administrateur pour validation — elle passe en statut « Soumise » (ou « Avertissement » si une plaque est inconnue).
• Modifier une fiche déjà soumise la fait automatiquement repasser en « Brouillon » : il faudra la re-soumettre après correction.
• Supprimern'est possible que pour les fiches non encore validées (Brouillon, Soumise, Avertissement, Rejetée). Une fiche Validée ou Archivéene peut plus être ni modifiée ni supprimée par l'employé.

3.5 Historique de mes fiches

Chaque ligne de l'historique affiche la date, le statut (avec sa couleur), le nombre de lignes de travail, et — si la fiche a été rejetée — le motif du rejet en rouge. Selon le statut, tu peux cliquer sur « Modifier » ou « Voir », et « Supprimer » si autorisé.

En bas de la liste, un indicateur « Page X sur Y — N éléments » et des boutons Précédent/Suivant permettent de naviguer si tu as beaucoup de fiches (voir section 6).

4. Espace Admin

4.1 Tableau de bord admin

La page d'accueil admin affiche en un coup d'œil :

• Le nombre de fiches cette semaine et d'employés actifs.
• La liste des fiches en attente d'action (statut Soumise ou Avertissement), cliquables pour aller directement les traiter.
• Des raccourcis vers les sections Clients, Chantiers, Employés.

La barre de navigation en haut donne accès à toutes les sections : Tableau de bord, Clients, Chantiers, Employés, Fiches, Comptes, et Mes fiches (pour remplir ses propres fiches en tant qu'admin). Sur mobile, ces liens sont regroupés dans le menu ☰.

4.2 Gérer les employés

Un profil employé(prénom, nom, téléphone, poste, date d'embauche) est distinct d'un compte utilisateur(email + mot de passe) — il faut d'abord créer le compte (section 4.5) avant de pouvoir créer son profil employé associé.

1. Va dans Employés dans la navigation.
2. Clique sur « + Ajouter un employé ».
3. Sélectionne le compte utilisateur correspondant dans la liste déroulante.
4. Remplis prénom, nom, et les champs optionnels (téléphone, poste, date d'embauche).
5. Valide avec « Enregistrer ».

Pour modifier un profil, clique sur « Modifier »sur sa ligne. Pour le désactiver (départ de l'atelier), clique sur « Désactiver »— l'historique de ses fiches reste consultable, mais il disparaît des listes actives et des menus déroulants.

Le bouton « Voir »ouvre la fiche détaillée de l'employé : ses informations et toutes ses fiches journalières.

4.3 Gérer les clients

Fonctionne comme la gestion des employés : « + Ajouter un client », type (Particulier ou Entreprise), nom, SIRET, téléphone, email, adresse, notes. La page de détail d'un client (« Voir ») liste ses véhicules (chantiers) et toutes les fiches associées.

4.4 Gérer les chantiers (véhicules)

Un « chantier » désigne un véhicule pris en charge par l'atelier. Depuis Chantiers → « + Ajouter un chantier », renseigne la plaque, le type (voiture, camion, utilitaire, moto, engin, remorque, autre), marque, modèle, année, VIN, et associe-le optionnellement à un client.

4.5 Gérer les comptes utilisateurs

La page Comptesliste tous les comptes (email, rôle, statut). C'est ici que tu crées un accès pour une nouvelle personne, qu'elle soit destinée à devenir employé ou admin.

1. Clique sur « + Créer un compte ».
2. Saisis l'email de la personne et choisis son rôle (Employé ou Admin).
3. Valide avec « Créer ».
4. Un mot de passe temporaire est généré automatiquement et affiché une seule fois, avec un bouton « Copier ».
5. Transmets immédiatement ce mot de passe à la personne concernée (oralement, SMS...).

Créer un compte ne crée pas automatiquement de profil employé : si la personne est un mécanicien, complète aussi son profil via 4.2.

4.6 Fiches journalières — vue d'ensemble et filtres

La page Fiches liste l'ensemble des fiches de tous les employés. Les pastilles de statut en haut filtrent rapidement par statut (Toutes, Brouillon, Soumise, Avertissement, Validée, Rejetée, Archivée).

Le formulaire de filtres permet d'affiner par :

• Employé : ne voir que les fiches d'une personne.
• Chantier : ne voir que les fiches mentionnant un véhicule précis.
• Période : du / au.

Le bouton « Réinitialiser » efface tous les filtres actifs (sauf le statut, géré par les pastilles). Cliquer sur « Voir » sur une ligne ouvre le détail complet de la fiche.

4.7 Valider ou rejeter une fiche

Sur la page de détail d'une fiche au statut Soumise ou Avertissement, deux actions sont disponibles :

• Valider : passe la fiche en statut « Validée ». Si la fiche contient des plaques en texte libre, le système tente de les rattacher automatiquement aux chantiers existants ; si une plaque reste introuvable, la validation est bloquée avec un message précisant laquelle — crée le chantier manquant (section 4.4) puis valide à nouveau.
• Rejeter: passe la fiche en statut « Rejetée », avec un motif obligatoire que l'employé verra affiché sur sa fiche. Il pourra alors la corriger et la soumettre à nouveau.

Tu peux aussi Modifier ou Supprimern'importe quelle fiche depuis cette page, y compris celles déjà validées (sauf les fiches encore en Brouillon, qui restent réservées à l'employé tant qu'il ne les a pas soumises).

4.8 Recherche globale

La barre de recherche dans la navigation admin cherche simultanément parmi les employés, clients et chantiers, au fur et à mesure de la frappe. Clique sur un résultat pour aller directement à sa page de détail.

4.9 Remplir ses propres fiches en tant qu'admin

Un administrateur peut aussi être mécanicien et avoir besoin de remplir ses propres fiches. Pour cela :

1. Fais-toi créer un profil employé comme n'importe qui (section 4.2) — ton propre compte admin apparaît dans la liste déroulante des comptes disponibles.
2. Clique sur « Mes fiches »dans la navigation admin : tu arrives sur le même tableau de bord que celui des employés, mais qui n'affiche que tes propres fiches.
3. Crée, soumets, modifies tes fiches exactement comme un employé (sections 3.2 à 3.5).
4. Un lien « ← Espace admin » dans cette vue te ramène à tout moment à ton tableau de bord administrateur.

Tes propres fiches suivent les mêmes règles de validation que celles des autres employés — un autre admin (ou toi-même depuis la vue admin) doit les valider ou les rejeter.

5. Comprendre les statuts d'une fiche

Une fiche suit toujours le même cycle de vie :

• Brouillon : en cours de rédaction par l'employé, pas encore envoyée.
• Soumise: envoyée à l'administrateur, toutes les plaques mentionnées sont reconnues dans le système.
• Avertissement: envoyée, mais au moins une plaque saisie en texte libre n'est pas (encore) enregistrée comme chantier.
• Validée : acceptée par l'administrateur, ne peut plus être modifiée par l'employé.
• Rejetée: refusée avec un motif ; l'employé peut corriger et re-soumettre, ce qui la remet en Brouillon.
• Archivée : statut de conservation à long terme (non modifiable).

Modifier une fiche Soumise, Avertissement ou Rejetée la fait automatiquement repasser en Brouillon — il faut alors la re-soumettre.

6. Listes, pagination et chargement

Toutes les listes (employés, clients, chantiers, fiches) affichent 20 éléments par page. En bas de chaque liste, un indicateur « Page X sur Y — N éléments »apparaît toujours, même s'il n'y a qu'une seule page. Si plusieurs pages existent, des boutons Précédent / Suivant et les numéros de page permettent de naviguer.

Pendant le chargement d'une liste, une icône de chargement (spinner) s'affiche brièvement. En cas d'erreur réseau, un message s'affiche avec un bouton « Réessayer ».

7. Sécurité et bonnes pratiques

• Ne partage jamais ton mot de passe, même avec un collègue.
• Change le mot de passe temporaire généré à la création de ton compte dès ta première connexion, via « Mot de passe oublié » en te reconnectant.
• Un lien de réinitialisation de mot de passe n'est valable qu'1 heure et qu'une seule fois.
• Pense à te déconnecter sur un ordinateur partagé.
• Seuls les comptes Admin peuvent créer des comptes, valider/rejeter des fiches, ou désactiver des employés/clients/chantiers.

8. Questions fréquentes

Je n'ai pas reçu l'email de réinitialisation, que faire ?

Vérifie d'abord ton dossier spam/courrier indésirable. Si rien n'arrive après quelques minutes, vérifie que l'adresse saisie correspond bien à celle de ton compte, ou demande à un administrateur de vérifier ton adresse via la page Comptes.

Ma fiche est bloquée en « Avertissement », comment la débloquer ?

Le statut « Avertissement » se résout automatiquement quand un administrateur crée le chantier correspondant à la plaque saisie, puis valide la fiche — tu n'as rien à faire de ton côté, sauf si l'admin te demande de corriger une plaque mal saisie.

Je me suis trompé après avoir soumis ma fiche, puis-je la corriger ?

Oui, tant qu'elle n'est pas encore Validée : ouvre-la et modifie-la, elle repasse automatiquement en Brouillon et tu pourras la re-soumettre.

Pourquoi je ne vois pas certains employés/chantiers dans une liste déroulante ?

Les comptes ou profils désactivés n'apparaissent plus dans les menus déroulants de création, mais restent visibles dans les listes complètes et l'historique.

9. Exporter ce manuel en PDF

Ce manuel peut être enregistré en PDF avec un sommaire entièrement cliquable, directement depuis ton navigateur, sans rien installer :

1. Ouvre le menu d'impression de ton navigateur : Ctrl + P (Windows/Linux) ou Cmd + P (Mac) — ou le bouton « 🖨️ Imprimer / Exporter en PDF » en haut de cette page.
2. Dans la fenêtre d'impression, choisis « Enregistrer au format PDF »comme destination (au lieu d'une imprimante physique).
3. Clique sur « Enregistrer » et choisis où stocker le fichier.